Getting Things Done (GTD) : point 2019

Il y a un peu plus de quatre ans, j'ai écrit un article sur mon système GTD. Très peu de choses ont changé depuis. J'utilise toujours les mêmes outils (Google Drive, Google Calendar, Gmail), la même structure de documents et le même processus.

Je suis toujours aussi convaincu par GTD. L'une des idées principales de cette méthode est qu'il est primordial de se vider la tête, régulièrement, de manière systématique, et d'organiser toutes ces idées, toutes ces tâches, sous forme de listes. Cela paraît intuitif et, lorsque les gens se sentent submergés, confus, nombre d'entre eux ont le réflexe de mettre par écrit leurs idées, mais peu ont une véritable méthode pour les organiser par la suite. Souvent, ces idées terminent par conséquent sur des feuilles ou des Post-it, qui s'entassent sur un bureau, sans jamais être véritablement traitées ou suivies. J'en ai été témoin personnellement, à de maintes reprises.

L'intérêt d'une liste de prochaines actions ou de tâches, psychologiquement, est qu'il suffit ensuite de parcourir cette liste, de choisir une tâche et de "machinalement" l'effectuer. Evidemment, il faut toujours du temps, de l'énergie et de la motivation, mais il y a définitivement un côté automatique à ce processus. Un obstacle psychologique en moins.

En novembre 2013, j'ai commencé à faire une planification de mes projets/tâches semaine par semaine. Petit à petit, je me suis retrouvé à planifier mes tâches pour chaque jour de la semaine, chaque dimanche. Comme expliqué dans mon article de 2015, je trouvais que c'était une granularité intéressante. Moins d'une semaine avant, je connais en principe mon agenda et, donc, le temps libre que j'ai à disposition. Si un imprévu surgit, cela "bouleverse" peut-être un jour dans la semaine, au grand maximum deux ou trois jours. En général, cela me permet d'équilibrer ma semaine.

Mais cet outil, mon planning hebdomadaire, est progressivement devenu trop contraignant. J'ai perdu toute spontanéité. Le côté automatique/robotique a pris le dessus. En mai 2019, j'ai ressenti le besoin de laisser tomber ma planification journalière, qui était devenue source de stress.

Depuis, je fais toujours une to-do list hebdomadaire, mais je ne décide pas précisément de l'organisation de mes journées. Je dresse une liste générale des tâches que je souhaite réaliser dans la semaine, ce qui me permet, chaque jour, de choisir mes tâches en fonction de ma motivation, de mon énergie et de mon temps à disposition

Je conserve toutefois une checklist journalière pour les choses que je souhaite réaliser tous les jours (sport, méditation, lecture, etc.). Cette checklist reste pour moi plus une source de motivation que de stress. Tant que je ne la charge pas trop.

Je crois que la conclusion, c'est que mon système GTD doit constamment évoluer en fonction de mes besoins psychologiques, de mon rythme de vie. Je ne l'ai pas assez remis en question ces dernières années. Je vais tâcher d'être un peu plus attentif à ce point, d'exploiter les forces de GTD, sans tomber dans une forme de rigidité.

L'esprit de Noël

"Les athées peuvent-ils célébrer Noël ?", demandait Hemant Mehta sur son blog Friendly Atheist la semaine passée.

C'est une question intéressante à double titre. D'abord, elle laisse entendre que Noël serait une fête exclusivement chrétienne ou, tout du moins, religieuse, ce qui, on le sait depuis longtemps, n'est pas le cas.

Elle m'interpelle à titre individuel également, car bien qu'agnostique/athée et malgré mon penchant pour un certain militantisme, il ne m'est jamais venu à l'idée de boycotter Noël.

Richard Dawkins lui-même, biologiste, athée militant, auteurs de nombreux livres, admet qu'il apprécie particulièrement cette fête.

Il faut donc croire que, comme conclut Dawkins, "Noël appartient à qui le veut bien" ("Christmas belongs to anyone who wants it"). C'est une conclusion que je trouve élégante et que je partage.

Il y a quelques semaines, un de mes anciens collègues envoyait à huit autres de mes anciens collègues et à moi-même un email dans lequel il mentionnait, non sans une part d'humour, "la venue du Dieu créateur dans une mangeoire", faisant évidemment référence à la conception chrétienne de Noël.

Je l'ai interrogé, dans le plus grand respect de ses croyances et de sa démarche (entendez par là : sans l'attaquer et en prenant toutes les précautions qu'il est possible de prendre dans un email), sur les raisons de ce que je considérais être du prosélytisme de sa part.

Sa réponse m'a confirmé que certains chrétiens pratiquants ressentent le besoin de défendre Noël contre une certaine corruption morale et culturelle, contre ce qu'ils perçoivent comme étant des attaques contre cette fête, en particulier, mais aussi contre la religion, en général. Je peux comprendre son point de vue, mais, bien entendu, le fait que la religion soit en perte de vitesse me réjouit, alors que j'imagine que cela doit plutôt attrister mon ancien collègue.

(Je n'ai pas voulu poursuivre cette discussion par email, ayant déjà eu par le passé l'opportunité de débattre par écrit concernant la religion. Je pense que les échanges oraux, tels que ceux menés par Anthony Magnabosco, qui s'inspire du livre A Manual for Creating Atheists, peuvent être bien plus productifs, bien moins frustrants.)

Je rejoins volontiers mon ancien collègue sur un point : toute la surconsommation liée à la fête de Noël représente bien une certaine dégénérescence de nos sociétés. Cela fait longtemps que je répète aux personnes concernées que je ne désire recevoir aucun cadeau à Noël ou pour mon anniversaire, et qu'en offrir aux enfants, dans une certaine mesure, raisonnable, suffit largement.

Que représente donc la période de Noël pour moi ?

• Le solstice d'hiver. Le jour le plus court de l'année dans l'hémisphère nord a lieu, généralement, le 21 ou 22 décembre. Ce jour a une signification particulière pour moi, car, depuis que je suis enfant, j'ai toujours eu un intérêt marqué pour l'astronomie, mais aussi, symboliquement, parce que c'est à partir de ce moment que les jours rallongent (passage de l'obscurité à la lumière, etc.).
• La famille. Noël est l'occasion de passer plus de temps avec nos familles et, en particulier, avec celle de mon frère, qui, habitant aux Etats-Unis, profite souvent des fêtes de fin d'année pour venir en Suisse.
• L'introspection. Je tiens à jour un journal personnel depuis 1993 et, depuis maintenant plus de dix ans, je rédige, pour moi, un résumé de l'année écoulée, suivant différentes thématiques (instants marquants, vie de couple, famille, relations, travail, voyages, activités culturelles, santé, etc.). Cela me permet, en quelque sorte, de savoir où j'en suis dans ma vie.
• La planification. Grand amateur de Getting Things Done (GTD), je profite également de ce moment pour faire le point sur mes buts annuels et projets. Cela peut paraître rébarbatif, mais le fait de donner une direction à l'année à venir, de réfléchir à de nouveaux projets, etc. est une activité au contraire plutôt motivante, voire ludique.

Il n'y a donc pour moi rien de religieux dans les fêtes de fin d'année ("les fêtes", car il est difficile de dissocier totalement Noël et Nouvel An, de par leur proximité temporelle). J'irai même plus loin : Noël, c'est la fête religieuse la moins religieuse qui soit ; mais je ne crois pas qu'on puisse m'accuser de légèreté dans mon approche. J'aurais pu parler des décorations de Noël, du sapin, des repas copieux, des biscuits, etc. J'aime tout cela, mais Noël signifie autre chose à mes yeux : quelque chose de plus profond, de plus important.

Getting Things Done (GTD) : mon système actuel

Mon dernier article à propos de Getting Things Done (GTD) date de mars 2008. J'avais alors péniblement terminé de lire le livre du même nom deux mois plus tôt. "Péniblement", parce que j'avais trouvé ce livre un peu long et, surtout, parce que cela faisait déjà des mois que j'avais commencé à implémenter GTD de manière formelle. La motivation pour terminer ce livre n'était donc plus vraiment là.

Comme je l'expliquais dans cet article, GTD m'a tout de suite paru naturel, parce que l'idée de faire des listes n'était pas nouvelle pour moi. Je notais déjà avec soin toutes mes idées de programmes informatiques dans un petit carnet au début des années '90. En 1995, je tenais à jour une to-do list dans un document Word. C'est donc avec une certaine facilité que je me suis mis à appliquer GTD en appliquant strictement la méthode exposée dans le livre.

Comme je le promettais il y a plus de sept ans, voici donc une description de mon système GTD. Durant toutes ces années, celui-ci a eu l'occasion d'évoluer un peu. Je tiens à préciser que je décris ici essentiellement la partie personnelle de mon système, la partie professionnelle reposant sur des outils (p. ex. bug tracking) et des processus (p. ex. réunions d'équipe) plus spécifiques. Dans la pratique, je conserve une séparation stricte entre ces deux domaines (personnel et professionnel).

• En résumé, j'utilise principalement Gmail, Google Docs et Google Calendar.
• Je n'ai jamais utilisé d'applications dédiées à GTD, pour plusieurs raisons. D'abord, par pure paresse, parce que ce serait un projet en soi de migrer toutes mes données actuelles vers une nouvelle application. Ensuite, parce que je veux pouvoir facilement backuper mes données. Enfin, parce que, dans ce domaine, je me méfie des outils trop sophistiqués, des gadgets sexy, qui pourraient être le symptôme d'une volonté de procrastination.
• Ma to-do list principale sur Google Docs contient mes prochaines actions (next actions) classées par contextes, les points sur lesquels je suis en attente (waiting for) et ma liste de projets (projects), avec bien entendu des liens sur les documents relatifs aux projets en question. Dans la mesure du possible, j'inclus des estimations de temps pour mes actions. Si j'ai de la peine à estimer la durée d'une tâche, il y a fort à parier qu'il s'agit plutôt d'un projet. Je note également la date de création de chaque entrée, en particulier pour mes listes de prochaines actions et de points en attente. Cela me permet de voir facilement si quelque chose prend trop de temps à être traité. 
• J'utilise plusieurs calendriers Google Calendar pour toutes les tâches ayant une date et une heure spécifiques. Je reçois des rappels par email et, pour les tâches importantes (rendez-vous, etc.), sur mon smartphone.
• Ma boîte de réception GTD (inbox) est naturellement ma boîte de réception Gmail. Chaque email possède une URL unique, ce qui permet de facilement créer des références depuis ma to-do list principale ou d'autres documents Google Docs.
• La phase de collecte (collect) consiste donc simplement à m'envoyer des mails. Je le fais depuis mes laptops, mais aussi et plus souvent depuis mon smartphone. J'essaie de privilégier le texte, mais je n'hésite pas à m'envoyer des photos et, plus rarement, des enregistrements sonores. J'utilise peu Siri, qui n'est pas encore assez simple et rapide à mon goût. Si je conduis et que je ne suis pas seul, je préfère demander à un passager de m'envoyer un mail.
• La phase de traitement (process) revient donc à traiter les emails accumulés dans mon inbox Gmail. Depuis le temps, je suis donc devenu un adepte du concept inbox zero. J'essaie autant que possible de conserver mon inbox Gmail vide, en tout cas une fois par jour.
• J'essaie (ou, plutôt, j'essayais) de conserver tous mes projets et tâches "un jour / peut-être" (someday / maybe) dans un gros document unique sur Google Docs. Lorsque je traite une tâche, j'essaie de privilégier ce document pour éviter de vouloir "tout faire tout de suite", par exemple en créant un nouveau projet ou une nouvelle prochaine action.
• Enfin, je fais ma revue hebdomadaire (weekly review) régulièrement depuis des années. Durant cette revue, je parcoure essentiellement ma to-do list principale et l'état de mes projets. Cela ne me prend presque jamais beaucoup de temps, comme j'utilise mon système GTD quotidiennement et que j'en profite pour mettre à jour ce qui a besoin de l'être dès que possible. De ce point de vue, je ne suis définitivement pas un adepte du browser tab zero. Mes listes sont toujours ouvertes dans mon navigateur.

Mon système GTD souffre toutefois de plusieurs problèmes.

• Je dois d'abord faire face à l'éternel problème de la procrastination. J'ai beau avoir une vision claire de ce qui me reste à faire, certains projets stagnent. Certaines "prochaines actions" sont sur ma to-do list depuis des mois, voire des années.
• En huit ans, mon document "un jour / peut-être" est devenu beaucoup trop grand. Il fait en ce moment 32 pages A4, mais en faisait 36 en début d'année. Cela me rebute, à tel point que j'ai cessé de faire des revues régulières de ce document (j'essayais de passer en revue ce document une fois chaque 3-6 mois). Du coup, il est devenu une sorte de cimetière où mes idées moins prioritaires vont mourir...

Je ne veux toutefois pas laisser tomber. Avant GTD, j'avais à plusieurs reprises été déjà complètement dépassé par plusieurs de mes to-do lists, à tel point qu'il m'est arrivé plusieurs fois de les effacer et de repartir de zéro. C'est quelque chose qui m'est arrivé également une fois avec mon inbox personnelle. Un jour, complètement débordé, j'ai archivé des centaines d'emails non traités sans y répondre (et il s'agissait bel et bien d'emails qui attendaient une réponse de ma part).

Ne désirant pas revivre ces situations, j'ai mis en place plusieurs solutions :

• J'ai décidé d'éclater mon document "un jour / peut-être" en plusieurs sous-listes. Par la même occasion, j'en ai profité pour rendre ces sous-listes publiques : livres à lire, films à regarder, voyages à faire. J'espère pouvoir créer d'autres listes similaires à l'avenir.
• Cela peut paraître superficiel, mais j'ai changé la mise en page de mon document "un jour / peut-être". C'est le désavantage d'utiliser Google Docs à la place d'une application dédiée, j'imagine. Cela permet une grande liberté au niveau de la mise en page, mais il n'y a du coup pas de moyen de normaliser facilement la présentation des données. J'y ai consacré des heures, mais ce document est devenu plus esthétique et j'ai à nouveau envie de le regarder et, donc, de le passer en revue.
• Je mets désormais en gras les éléments qui me semblent plus intéressants / prioritaires dans mon document "un jour / peut-être". A nouveau, c'est une fonctionnalité qui existe dans les applications dédiées (priorités / favoris). D'un côté, on atteint donc ici les limites de l'approche Google Docs. D'un autre côté, je ne suis pas sûr d'avoir besoin de plus de deux niveaux de priorité, donc cette manière de faire suffit largement.
• J'ai ressenti le besoin d'avoir un document d'incubation intermédiaire, avant le stade "un jour / peut-être". J'ai donc créé un nouveau document de brainstorming. C'est un document dans lequel je mets parfois mes idées, avant de les mettre dans "un jour / peut-être", pour pouvoir les préciser, y réfléchir. Très important : je limite ce document strictement en taille (1 page A4 grand maximum). Une fois que j'aurai remis en place mes revues régulières du document "un jour / peut-être", je ne ressentirai peut-être plus le besoin d'avoir ce document.
• Depuis 2011, j'établis chaque année une liste de buts annuels (une dizaine maximum, en principe). Ces buts doivent être quantifiables et pouvoir être découpés facilement (en douze parties, typiquement). Il y a des buts annuels récurrents (lectures de livres, ventes d'objets, etc.), mais c'est aussi l'occasion d'avancer sur des projets qui ont longtemps stagné.
• Plus récemment, je me suis mis à établir un planning de la semaine selon un rythme hebdomadaire. Il est souvent recommandé de lister les tâches sur lesquelles on désire travailler durant une journée (par exemple le soir pour le lendemain), mais j'ai trouvé intéressant de faire cet exercice une seule fois par semaine (le dimanche soir, ces derniers temps). La semaine est pour moi une unité de temps facile à gérer. Les activités, sorties, etc. sont en général connues. Il est alors possible de s'assurer que les prochaines actions, les buts annuels, mais aussi certaines tâches que je veux faire régulièrement (articles à lire, vidéos à regarder, etc.) soient distribuées de manière plus équilibrée.
• Le principe du rituel matinal m'aide aussi à exercer certaines activités plus souvent (méditation et sport).
• Enfin, et cela paraîtra bizarre à certains, j'imagine, j'ai ressenti le besoin d'avoir une not-to-do list. C'est une liste dans laquelle j'indique ce que j'ai décidé de ne pas faire, avec une date et une justification. Comme il s'agit d'un document Google Docs, ce document est indexé et apparaît dans les résultats d'une recherche. C'est une liste que je peux facilement nourrir avec des éléments de ma liste "un jour / peut-être", par exemple, une fois que j'ai déterminé qu'il s'agit d'idées que je ne désire pas conserver.

En conclusion :

• Il n'y a pas de miracles : il faut fournir un effort constant pour qu'un système GTD reste efficace et agréable à utiliser. Il est utile de remettre en question son fonctionnement de temps en temps.
• J'ai remarqué que les habitudes et les automatismes sont importants. Moins j'ai besoin de réfléchir, plus je fais facilement les choses. Cela rejoint l'idée des systèmes de Scott Adams. C'est pourquoi j'exploite autant que possible le mécanisme des buts annuels, du planning hebdomadaire et du rituel matinal, entre autres.
• Enfin et surtout, il est important de se donner le droit à l'erreur. GTD me semble être de ce point de vue une méthode particulièrement résiliente. Malgré quelques négligences de ma part ces derniers temps, je ne ressens pas le besoin de tout laisser tomber, de tout recommencer. J'ai vraiment l'impression que quelques ajustements suffiront à corriger le tir.

Déménagement, dématérialisation et décroissance

C'est une année importante pour ma femme et moi : cet automne, nous emménagerons dans notre nouvel appartement, dont, cette fois-ci, nous serons propriétaires. Nous quitterons donc notre appartement actuel, que je loue depuis maintenant douze ans, depuis la fin de mes études. Plusieurs changements nous attendent, comme nous nous éloignons de la ville. Par exemple et malheureusement, les trajets en transports publics seront en grande partie remplacés par des déplacements en voiture. De manière plus anecdotique, je devrai abandonner mon rituel de lecture dans le métro, matin et soir, et trouver d'autres moments dans la journée pour lire. Et peut-être me mettre à l'écoute de podcasts.

Mais c'est aussi l'occasion de faire un point complet sur nos possessions physiques et, en même temps, de confirmer, ou accélérer, une tendance qui s'est précisée chez moi depuis une dizaine d'années : la volonté de posséder le moins de choses possible (une forme de minimalisme / simplicité volontaire moderne - minimalism / simple living, en anglais) :

• Depuis 2005, je scanne tous les papiers que je reçois. Je ne conserve qu'une petite pile de papiers essentiels de quelques millimètres (contrats, etc.). Je n'ai jamais possédé d'imprimante depuis que je n'habite plus chez mes parents. J'essaie de recevoir le moins de courrier possible, en me désabonnant de tout ce qui est inutile et en apposant les autocollants nécessaires sur ma boîte aux lettres pour ne recevoir ni publicité ni journaux gratuits. Je reçois et paie mes factures en ligne, lorsque je le peux. En résumé, je tends à être paperless.
• Depuis 2011, au début de chaque année, je me fixe plusieurs buts annuels quantifiables et, dès la première année, j'ai pris l'habitude de m'imposer de donner, vendre, recycler ou jeter un certain nombre d'objets par année. Au début, j'avais choisi le nombre symbolique d'un objet par mois (i.e. douze objets par année), mais je me suis rapidement aperçu qu'en me prenant au jeu, je pouvais largement dépasser ce but (26 objets en 2011, 28 objets en 2013 et j'en suis déjà à l'heure actuelle à 39 objets pour 2014). Dans ce contexte, j'ai une définition assez conservatrice du terme "objet" et j'ai souvent tendance à regrouper plusieurs objets en un seul (exemple : "1 sac contenant 9 vieux habits", "1 sac contenant 15 équipements électroniques", etc.).
• Plusieurs de mes buts annuels sont consacrés à des tâches de fond d'archivage (scan de mes anciens papiers datant d'avant 2005, rip/archivage d'anciens CD-R/DVD-R avec des fichiers personnels, rip de mes DVD achetés, etc.). Ce sont des projets qui prennent beaucoup de temps, comme j'ai eu tendance à accumuler énormément de documents et supports de données depuis mon enfance.
• Depuis 2011, je n'achète plus de DVD. Le dernier que j'ai acheté est le coffret de 10 DVD "The Definitive Miles Davis At Montreux DVD Collection 1973-1991". Je n'ai jamais acheté de Blu-ray. Pour les films et les séries, je suis désormais passé aux téléchargements.
• Depuis 2012, je n'achète plus de CD. Mon dernier achat est Alter Ego de Yaron Herman. Depuis, j'achète toute ma musique au format FLAC sur des magasins en ligne tels que Qobuz.
• Depuis des années également, je n'achète plus de livres en papier pour mes lectures personnelles. J'ai fait quelques exceptions pour des livres de programmation, dont je voulais faire profiter mes collègues de travail, mais le partage de fichiers PDF (de toute manière vendus avec la version papier par certains éditeurs) est finalement tout aussi facile et plus pratique (possibilité de rechercher des termes dans le document, etc). On ne m'y reprendra donc probablement plus. J'ai aussi entrepris de vendre ou donner mes anciens livres.

Concernant ce dernier point, on touche là à quelque chose de sacré, la plupart des gens traitant encore le livre en papier comme un objet très important dans leur vie. Lorsque je parle de ma démarche, j'entends souvent des personnes me dire leur besoin de toucher le papier, de le sentir, de plier les pages, de les annoter et d'exposer leurs livres dans une bibliothèque, comme s'ils faisaient partie de leur identité (ce que je peux parfaitement comprendre - je travaille en quelque sorte à une version virtuelle de ce concept). Mais c'est un phénomène normal. Il y a une peur de la dématérialisation. On la remarque dans d'autres domaines également (retour en force du vinyle depuis une dizaine d'années en tout cas, par exemple).

Il existe de nombreux "canaux" pour se débarrasser de ses possessions :

• Les canaux habituels, utilisés quasiment au quotidien - poubelles ; containers à papier/carton, bouteilles en verre, PET, piles, capsules Nespresso, vieux habits, etc. ; déchèteries ; magasins reprenant les appareils électroniques, etc.
• Les sites de vente en ligne. En Suisse, la référence en la matière est Ricardo, mais j'ai utilisé eBay à nouveau cette année, pour la première fois depuis 2006, pour vendre des objets plus "internationaux" (disques rares). L'ergonomie de ce site est épouvantable, mais il remplit sa fonction. Pour les ventes à prix fixe, il est aussi possible de passer par les sites de petites annonces.
• Les groupes/forums pour donner des objets. Il y a quelques années, j'avais "abandonné" un livre que je n'avais pas réussi à vendre dans la bibliothèque d'un café/restaurant. L'essai a été concluant, mais pour d'autres types d'objets ou de plus grandes quantités de livres, il faut plutôt se tourner vers des groupes tels que "Objets à donner sur Lausanne et région" sur Facebook. Mon expérience a été pour l'instant très positive. Les réponses sont très rapides, arrivant parfois déjà moins d'une minute après la publication d'une offre. Les personnes sont quelques fois très enthousiastes : deux étudiants m'ont offert du chocolat en échange de livres ou d'un caquelon à fondue usagé que je leur donnais.

Il est rare que les ventes d'objets usagés rapportent véritablement de l'argent. Entre la préparation de l'enchère (photos, description textuelle, etc.), l'emballage et l'envoi par la poste, c'est surtout un assez grand investissement de la part du vendeur. Il serait parfois plus simple de jeter ou recycler l'objet. Non, l'intérêt est ailleurs. Le but, c'est que l'objet "continue sa vie" chez une autre personne, plutôt que de finir dans une décharge ou brûlé. Ou je ne sais où, d'ailleurs.

Au final, ce que j'apprécie, ce n'est pas tant le fait de me débarrasser de mes possessions, ce qui prend du temps et de l'énergie, comme je l'ai dit, mais le fait de posséder moins, de pouvoir vivre dans un lieu plus simple, plus dépouillé, plus propice à la détente ou à la concentration. Comme Paul Graham l'écrit dans "Stuff", nous possédons trop de choses. Chaque objet dans notre environnement est une source potentielle de stress, car il est susceptible de représenter indirectement une tâche à effectuer, que l'on procrastine, peut-être. Ou, pire, d'être volé ou détruit dans un incendie. Avoir moins d'objets, c'est aussi donner plus de sens à chaque possession. Un souvenir. Un tableau. Un élément de décoration. Avoir plus d'objets, c'est au contraire la dilution du sens, ainsi que le signe d'une certaine désorganisation, d'un certain dépassement.

Sur le long terme, c'est donc plus une philosophie de vie que je cherche à atteindre. Pour posséder moins, il faut consciemment décider d'acquérir moins de choses et, autant que faire se peut, se débarrasser de ce qui est devenu inutile, dès que possible. J'aime bien les règles de type "one in, one out", voire "one in, two out" (ou plus). Ce sont des règles simples, qui permettent de se poser les bonnes questions, au bon moment.

A encore plus long terme, je dois avouer que je suis complètement fasciné par des initiatives telles que le "100 Thing Challenge". Plus que le but en soit, que je me vois mal atteindre concrètement un jour, ce sont la démarche et la réflexion qui l'accompagne qui me parlent.

Je pourrais encore aborder les liens entre le minimalisme, Getting Things Done (GTD) et la méditation, mais ce sera peut-être pour un prochain article. Ce qui est certain, c'est que notre déménagement, cet automne, n'est qu'une étape, une sorte de nouveau départ, dans cette attitude que je cherche à avoir vis-à-vis de la consommation.

A user manual for my life

Today, I read a post by Dustin Wax titled "I Need a User Manual for My Life!":

"I was doing something routine a couple of days ago — paying some first of the month bills online — and I got stuck. For the life of me, I couldn’t remember the name of one of the people I send payments to. All the information is saved in my bank account’s settings, but I have to enter the name of the recipient, exactly as it appears in my records, to bring everything else up. That’s when it hit me: I need a user manual for my life!"

A user manual for my life... I really like that wording. I had never thought of it that way. I've started writing my own "personal user manual" a couple of months ago. Like many people (I guess), I already had checklists, such as a travel checklist, i.e. a list of things I need to do or take whenever I leave home for more than one day, but I quickly realized that I needed more. So, I started writing "how-to" lists for tasks I need to do regularly. These lists usually consist of pointers to Web sites, names of utilities, command lines, etc., but I suppose that, as time passes, they will include more non-technical stuff.

The idea here is to centralize all that information in a single place. For me, that place is Google Docs. This is where I already have my to-do lists and GTD-related documents, among others. The advantage of Google Docs is that the documents can easily be accessed, modified, shared, exported, or printed. At some point, I thought about using a personal wiki, but Google Docs is just ideal, after all.

So, next time you have to spend more than a couple of minutes to do something, because you don't know how to do it, ask yourself if this is not the perfect time to start writing your own personal user manual!

Read "Getting Things Done": done.

I've finally read Getting Things Done, the famous book by David Allen. It took me six months to finish it, which is a pretty long time to read a 267-page book. There are several reasons for that:

• The book is too long. Let's admit it: it is sometimes a bit repetitive and I'm pretty sure it could have half as many pages and still contain all the necessary points and ideas needed to understand the Getting Things Done (GTD) methodology. I know another writer who tends to write long books: Ray Kurzweil. I guess he and Allen, among others, are so excited about their ideas, in a way, that they feel the need to repeat them over and over.
  
  
• I had been implementing GTD for a long time without even knowing it. At least partially. I've been making to-do lists for a very long time. I still have handwritten lists of project ideas dating back from the time when I was programming on Atari computers (i.e. when I was 12-15 years old). The result is that a lot of Allen's ideas sounded quite familiar to me ("I like lists. Don't try to convince me that lists are good."). Somehow, the fact that these concepts weren't completely new to me didn't encourage me to read Allen's book more quickly.
  
  
• You don't have to wait until you reach the last page to actually implement GTD. You can change the way you already organize your work as you progress into the book. That's what I did.
  
  
• There are a lot of GTD resources on the Web. I've watched videos and subscribed to blogs about GTD. A lot of these resources sum up quite effectively what GTD is about. Again, it didn't encourage me to finish the book.
  
  
• Allen's book is starting to get old. It's from 2001, after all. Most of his examples are related to paper- or Outlook-based organizational systems. Since I hate both paper and Outlook, again, it was a turn off. Isn't it time for a new edition of Getting Things Done? Or are the Web resources I was talking about sufficient?
  

I will definitely post further articles about the way I'm implementing GTD. I've already dedicated almost two whole days to completely rewrite my personal to-do list, a few weeks ago. My professional to-do list is now also "GTD-compliant". Okay, here's a spoiler: I use Google Calendar for my calendars/reminders and Google Docs for all my other lists/reference documents. It's simple, but effective. Nothing original, I guess. At least, I no longer use e-mail for my to-do lists, and I've learnt the importance of clearly separating my input baskets, my "as soon as possible" actions, and my "someday/maybe" actions. You don't need complex tools to implement that. Only discipline.