Tuesday, November 10, 2015

Getting Things Done (GTD) : mon système actuel

Mon dernier article à propos de Getting Things Done (GTD) date de mars 2008. J'avais alors péniblement terminé de lire le livre du même nom deux mois plus tôt. "Péniblement", parce que j'avais trouvé ce livre un peu long et, surtout, parce que cela faisait déjà des mois que j'avais commencé à implémenter GTD de manière formelle. La motivation pour terminer ce livre n'était donc plus vraiment là.

Comme je l'expliquais dans cet article, GTD m'a tout de suite paru naturel, parce que l'idée de faire des listes n'était pas nouvelle pour moi. Je notais déjà avec soin toutes mes idées de programmes informatiques dans un petit carnet au début des années '90. En 1995, je tenais à jour une to-do list dans un document Word. C'est donc avec une certaine facilité que je me suis mis à appliquer GTD en appliquant strictement la méthode exposée dans le livre.

Comme je le promettais il y a plus de sept ans, voici donc une description de mon système GTD. Durant toutes ces années, celui-ci a eu l'occasion d'évoluer un peu. Je tiens à préciser que je décris ici essentiellement la partie personnelle de mon système, la partie professionnelle reposant sur des outils (p. ex. bug tracking) et des processus (p. ex. réunions d'équipe) plus spécifiques. Dans la pratique, je conserve une séparation stricte entre ces deux domaines (personnel et professionnel).
  • En résumé, j'utilise principalement Gmail, Google Docs et Google Calendar.
  • Je n'ai jamais utilisé d'applications dédiées à GTD, pour plusieurs raisons. D'abord, par pure paresse, parce que ce serait un projet en soi de migrer toutes mes données actuelles vers une nouvelle application. Ensuite, parce que je veux pouvoir facilement backuper mes données. Enfin, parce que, dans ce domaine, je me méfie des outils trop sophistiqués, des gadgets sexy, qui pourraient être le symptôme d'une volonté de procrastination.
  • Ma to-do list principale sur Google Docs contient mes prochaines actions (next actions) classées par contextes, les points sur lesquels je suis en attente (waiting for) et ma liste de projets (projects), avec bien entendu des liens sur les documents relatifs aux projets en question. Dans la mesure du possible, j'inclus des estimations de temps pour mes actions. Si j'ai de la peine à estimer la durée d'une tâche, il y a fort à parier qu'il s'agit plutôt d'un projet. Je note également la date de création de chaque entrée, en particulier pour mes listes de prochaines actions et de points en attente. Cela me permet de voir facilement si quelque chose prend trop de temps à être traité. 
  • J'utilise plusieurs calendriers Google Calendar pour toutes les tâches ayant une date et une heure spécifiques. Je reçois des rappels par email et, pour les tâches importantes (rendez-vous, etc.), sur mon smartphone.
  • Ma boîte de réception GTD (inbox) est naturellement ma boîte de réception Gmail. Chaque email possède une URL unique, ce qui permet de facilement créer des références depuis ma to-do list principale ou d'autres documents Google Docs.
  • La phase de collecte (collect) consiste donc simplement à m'envoyer des mails. Je le fais depuis mes laptops, mais aussi et plus souvent depuis mon smartphone. J'essaie de privilégier le texte, mais je n'hésite pas à m'envoyer des photos et, plus rarement, des enregistrements sonores. J'utilise peu Siri, qui n'est pas encore assez simple et rapide à mon goût. Si je conduis et que je ne suis pas seul, je préfère demander à un passager de m'envoyer un mail.
  • La phase de traitement (process) revient donc à traiter les emails accumulés dans mon inbox Gmail. Depuis le temps, je suis donc devenu un adepte du concept inbox zero. J'essaie autant que possible de conserver mon inbox Gmail vide, en tout cas une fois par jour.
  • J'essaie (ou, plutôt, j'essayais) de conserver tous mes projets et tâches "un jour / peut-être" (someday / maybe) dans un gros document unique sur Google Docs. Lorsque je traite une tâche, j'essaie de privilégier ce document pour éviter de vouloir "tout faire tout de suite", par exemple en créant un nouveau projet ou une nouvelle prochaine action.
  • Enfin, je fais ma revue hebdomadaire (weekly reviewrégulièrement depuis des années. Durant cette revue, je parcoure essentiellement ma to-do list principale et l'état de mes projets. Cela ne me prend presque jamais beaucoup de temps, comme j'utilise mon système GTD quotidiennement et que j'en profite pour mettre à jour ce qui a besoin de l'être dès que possible. De ce point de vue, je ne suis définitivement pas un adepte du browser tab zero. Mes listes sont toujours ouvertes dans mon navigateur.
Mon système GTD souffre toutefois de plusieurs problèmes.
  • Je dois d'abord faire face à l'éternel problème de la procrastination. J'ai beau avoir une vision claire de ce qui me reste à faire, certains projets stagnent. Certaines "prochaines actions" sont sur ma to-do list depuis des mois, voire des années.
  • En huit ans, mon document "un jour / peut-être" est devenu beaucoup trop grand. Il fait en ce moment 32 pages A4, mais en faisait 36 en début d'année. Cela me rebute, à tel point que j'ai cessé de faire des revues régulières de ce document (j'essayais de passer en revue ce document une fois chaque 3-6 mois). Du coup, il est devenu une sorte de cimetière où mes idées moins prioritaires vont mourir...
Je ne veux toutefois pas laisser tomber. Avant GTD, j'avais à plusieurs reprises été déjà complètement dépassé par plusieurs de mes to-do lists, à tel point qu'il m'est arrivé plusieurs fois de les effacer et de repartir de zéro. C'est quelque chose qui m'est arrivé également une fois avec mon inbox personnelle. Un jour, complètement débordé, j'ai archivé des centaines d'emails non traités sans y répondre (et il s'agissait bel et bien d'emails qui attendaient une réponse de ma part).

Ne désirant pas revivre ces situations, j'ai mis en place plusieurs solutions :
  • J'ai décidé d'éclater mon document "un jour / peut-être" en plusieurs sous-listes. Par la même occasion, j'en ai profité pour rendre ces sous-listes publiques : livres à lire, films à regarder, voyages à faire. J'espère pouvoir créer d'autres listes similaires à l'avenir.
  • Cela peut paraître superficiel, mais j'ai changé la mise en page de mon document "un jour / peut-être". C'est le désavantage d'utiliser Google Docs à la place d'une application dédiée, j'imagine. Cela permet une grande liberté au niveau de la mise en page, mais il n'y a du coup pas de moyen de normaliser facilement la présentation des données. J'y ai consacré des heures, mais ce document est devenu plus esthétique et j'ai à nouveau envie de le regarder et, donc, de le passer en revue.
  • Je mets désormais en gras les éléments qui me semblent plus intéressants / prioritaires dans mon document "un jour / peut-être". A nouveau, c'est une fonctionnalité qui existe dans les applications dédiées (priorités / favoris). D'un côté, on atteint donc ici les limites de l'approche Google Docs. D'un autre côté, je ne suis pas sûr d'avoir besoin de plus de deux niveaux de priorité, donc cette manière de faire suffit largement.
  • J'ai ressenti le besoin d'avoir un document d'incubation intermédiaire, avant le stade "un jour / peut-être". J'ai donc créé un nouveau document de brainstorming. C'est un document dans lequel je mets parfois mes idées, avant de les mettre dans "un jour / peut-être", pour pouvoir les préciser, y réfléchir. Très important : je limite ce document strictement en taille (1 page A4 grand maximum). Une fois que j'aurai remis en place mes revues régulières du document "un jour / peut-être", je ne ressentirai peut-être plus le besoin d'avoir ce document.
  • Depuis 2011, j'établis chaque année une liste de buts annuels (une dizaine maximum, en principe). Ces buts doivent être quantifiables et pouvoir être découpés facilement (en douze parties, typiquement). Il y a des buts annuels récurrents (lectures de livres, ventes d'objets, etc.), mais c'est aussi l'occasion d'avancer sur des projets qui ont longtemps stagné.
  • Plus récemment, je me suis mis à établir un planning de la semaine selon un rythme hebdomadaire. Il est souvent recommandé de lister les tâches sur lesquelles on désire travailler durant une journée (par exemple le soir pour le lendemain), mais j'ai trouvé intéressant de faire cet exercice une seule fois par semaine (le dimanche soir, ces derniers temps). La semaine est pour moi une unité de temps facile à gérer. Les activités, sorties, etc. sont en général connues. Il est alors possible de s'assurer que les prochaines actions, les buts annuels, mais aussi certaines tâches que je veux faire régulièrement (articles à lire, vidéos à regarder, etc.) soient distribuées de manière plus équilibrée.
  • Le principe du rituel matinal m'aide aussi à exercer certaines activités plus souvent (méditation et sport).
  • Enfin, et cela paraîtra bizarre à certains, j'imagine, j'ai ressenti le besoin d'avoir une not-to-do list. C'est une liste dans laquelle j'indique ce que j'ai décidé de ne pas faire, avec une date et une justification. Comme il s'agit d'un document Google Docs, ce document est indexé et apparaît dans les résultats d'une recherche. C'est une liste que je peux facilement nourrir avec des éléments de ma liste "un jour / peut-être", par exemple, une fois que j'ai déterminé qu'il s'agit d'idées que je ne désire pas conserver.
En conclusion :
  • Il n'y a pas de miracles : il faut fournir un effort constant pour qu'un système GTD reste efficace et agréable à utiliser. Il est utile de remettre en question son fonctionnement de temps en temps.
  • J'ai remarqué que les habitudes et les automatismes sont importants. Moins j'ai besoin de réfléchir, plus je fais facilement les choses. Cela rejoint l'idée des systèmes de Scott Adams. C'est pourquoi j'exploite autant que possible le mécanisme des buts annuels, du planning hebdomadaire et du rituel matinal, entre autres.
  • Enfin et surtout, il est important de se donner le droit à l'erreur. GTD me semble être de ce point de vue une méthode particulièrement résiliente. Malgré quelques négligences de ma part ces derniers temps, je ne ressens pas le besoin de tout laisser tomber, de tout recommencer. J'ai vraiment l'impression que quelques ajustements suffiront à corriger le tir.